Como fazer reuniões de consenso eficientes no S&OP

Como fazer reuniões de consenso eficientes no S&OP

Vamos começar fazendo uma distinção importante: este texto não é sobre reuniões prévias ou executivas de S&OP, e sim sobre primeira reunião importante de quase todo processo de planejamentoconsenso sobre o plano de demanda. 

Esta reunião acontece ao final da etapa de planejamento de demanda, uma das poucas etapas que são comuns a qualquer processo de S&OP, independente do setor ou empresa. Isto porque não há como fazer um bom balanceamento entre oferta e demanda antes de ter uma boa visão sobre quanto esta demanda vai ser!  

É conhecida também por vários nomes, como Demand Review, Reunião de Demanda, Consenso etc. Aqui vamos escolher chamar só de Consenso, para simplificar. 

Neste texto vamos explorar os objetivos, participantes, e melhores práticas para este marco tão importante. 

Para que serve a Reunião de Consenso 

para que serve a reunião de consenso

Todo planejador de demanda já teve o sonho dourado de encontrar um modelo matemático que, ao toque de um botão, montasse para ele um plano belíssimo, com todas as variáveis já consideradas e forecast accuracy nas alturas.  

O problema é que este sonho rapidamente se choca com uma realidade muito simples: o planejador não conhece o valor de todas as variáveis. Ele não sabe que ações comerciais estão sendo planejadas em cada canal, o que a concorrência anda fazendo, ou quais ações de marketing vão sair nos próximos meses. 

Às vezes ele não sabe nem que preço terá para seu produto no mês que vem! 

É aí que nos tocamos pela primeira vez da importância de uma palavrinha chave para qualquer processo de planejamento integrado: colaboração. Precisamos colaborar com outras equipes porque não temos tudo na cabeça, ou no ERP, ou na rede interna.  

Não conhecemos tudo que está sendo pensado para o futuro em todas as áreas. E nem temos alçada para tomar todas as decisões! Então não tem jeito, temos que planejar juntos. 

 Etapas do Planejamento Colaborativo da Demanda feito pela Plannera

Temos que ter um papo periódico com as principais áreas geradoras de demanda (geralmente Marketing e Vendas) para garantir que nós também saibamos tudo que eles já sabem sobre o futuro. 

Temos que ouvir a opinião de quem respira mercado todo dia, e considerá-la quando formos passar nosso plano de demanda para as áreas de Operações. 

É importante notar que a necessidade de colaborar não diminui a importância de um bom plano estatístico. Não dá para discutir cada linha de plano com todo mundo todos os meses 

Nessas horas, uma boa base estatística que permita que algumas linhas fiquem no “piloto automático” economiza muito trabalho.  

O plano base “frio” que os modelos estatísticos nos dão também ajuda a diminuir nossos vieses naturais de otimismo ou pessimismo. E além disso, modelos mais avançados podem nos ajudar até a fazer perguntas como “o que acontece se eu aumentar o preço?”, ou “qual o impacto de anunciarmos este produto no horário nobre?”.  

 Etapas estatistica e colaboracao para plano de demanda plannera

Então concluímos que Estatística e Colaboração são os dois pilares que apoiam o processo de planejamento da demanda, com igual importância. Mas pode ser que a Estatística aponte para cima, e a opinião do Marketing aponte para baixo. E temos que passar um único número para Operações.  

E aí, como fazemos? 

Tentamos chegar a um consenso! Organizamos uma reunião com todos na mesa para discutir os pontos onde divergimos, e tentamos chegar a um acordo de qual será o número mais provável possível para a demanda dos próximos meses.  

É este o número que deve ser passado para frente, e é este o principal objetivo da Reunião de Consenso. 

Quem deve participar  

Quem deve participar da reunião de consenso

A primeira decisão que temos que tomar quando vamos organizar o Consenso é a lista de participantes. Queremos ouvir o máximo de pessoas possível, mas todo mundo sabe que uma discussão envolvendo cinquenta pessoas não é muito produtiva...  

Então como fazer? 

Primeiro, escolhemos as áreas que vão participar.  

A pergunta que temos que fazer aqui é “quais áreas da empresa tem influência significativa sobre a demanda futura?”. Geralmente vamos ter alguma versão do Marketing ou Inteligência de Mercado e de Vendas ou Inteligência Comercial 

Mas também pode haver outras áreas participando, como Administrativo de Vendas ou  Customer Service. 

Depois, precisamos entender quem destas áreas iremos envolver.  

Para o Marketing isto não costuma ser um problema, já que normalmente haverá cargos bastante óbvios, como gerentes de produto ou categoria. Mas em Vendas, onde costuma haver mais pessoas, distribuídas em mais níveis hierárquicos, a questão complica mais um pouco.  

Devemos incluir todos os níveis, desde diretores até vendedores no campo? Faz sentido envolver as dezenas, por vezes centenas de vendedores, ou ficamos só com os gerentes? 

Para responder esta pergunta, temos que considerar dois fatores principais.  

Primeiro, nosso objetivo em falar com o time de Vendas é aumentar o forecast accuracy do plano de demanda. Então temos que escolher com quem vamos falar tendo isso como norte.  

Segundo, há outro número que domina a rotina do Comercial – a meta de vendas! E meta e plano geralmente não são – e nem devem ser – exatamente a mesma coisa, como exploramos mais a fundo em outro artigo aqui no blog. 

 quem deve participar das reuniões de consenso plannera

Então se você acredita que o time de campo pode acabar simplesmente copiando e colando suas metas no plano, ou que incluir um segundo número na rotina deles pode tirar o foco da meta que eles devem perseguir, não os inclua.  

Não existe receita para o processo perfeito.  

Contudo, muitas vezes o benefício em forecast accuracy de ter os vendedores no processo versus o custo em horas e confusão com a meta, acaba não compensando.  

Na maioria das vezes, se ater ao time gerencial, com eventual validação da diretoria, é a melhor opção. 

Preparando a Reunião de Consenso 

Agora que já sabemos o objetivo e os participantes, é hora de preparar o “dever de casa” antes da reunião.  

Como toda reunião que envolve muita gente e um assunto muito amplo (todo o plano de demanda!), a Reunião de Consenso será muito mais produtiva com uma pauta bem definida de antemão. 

A primeira coisa a ser feita é a atualização dos indicadores, principalmente Forecast Accuracy, Bias (ou Viés, ou MPE) e FVA (Forecast Value Added) 

Estes indicadores, atualizados com as informações do mês que acaba de fechar, vão nos ajudar a priorizar a discussão. E, com isso, focar os esforços no que tem maior potencial de agregar valor ao plano de demanda.  

Lembre-se que temos muitas linhas de plano para avaliar, e tempo limitado!  

Uma boa matriz ABC/XYZ também ajuda muito na priorização. 

 Matriz ABC/XYZ para tomada de decisões reuniao de consenso Plannera

Ainda na linha de priorizar esforços, é boa prática separar as principais divergências entre a Estatística e a Colaboração. Esta última normalmente é coletada alguns dias antes da reunião, nos dando a chance de já separar as maiores diferenças para discutir.  

Cruze as maiores diferenças com os maiores erros do passado e você terá uma pauta bem clara de discussão.  

Outras situações podem pedir atenção, como estoques excessivos, rupturas, ou restrições operacionais crônicas. 

Além da priorização, vale rever a ata da reunião anterior para garantir que as premissas e planos de ação que combinamos de fato aconteceram como previsto. Se não aconteceram, podemos usar a reunião para entender o porquê. 

Dinâmica da Reunião de Consenso

Com o dever de casa feito, chegou a hora de sentar com todos para discutir.  

É legal sempre começar passando rapidamente pelo status dos planos de ação e premissas da ata da reunião anterior.  

Premissas da reunião anterior para reunião de consenso

Na sequência, dê uma visão geral dos indicadores do último mês, e da evolução recente dos mesmos. Estes dois pontos não devem levar mais do que 20% do tempo total. 

É preciso cuidado para não se perder em discussões sobre o passado, lembre-se que estamos aqui para discutir o futuro! 

Em seguida, enumere os pontos de discussão, que geralmente vão ser alguns produtos em destaque, ou mesmo canais ou clientes. Vale explicar rapidamente o motivo desses terem sido selecionados para a discussão, para que todos saibam o que é importante para o planejamento. 

Controle o tempo para garantir que cada ponto enumerado receba a atenção necessária. 

Dependendo do tamanho da empresa e do time, pode fazer sentido quebrar a reunião em fóruns separados.  

Tenha em mente que o trade-off aqui é ter reuniões mais focadas ao custo de mais tempo do time de planejamento de demanda em reuniões. Por vezes também é necessária uma reunião separada com a diretoria para pegar a “bênção” final no plano. 

reunião final de consenso com diretoria executiva

Uma fonte de confusão constante em reuniões como essa é a discussão de Demanda Irrestritversus Demanda Restrita 

Mesmo não tendo ainda chegado na etapa de planejamento de Operações, é comum que neste momento já sejam conhecidas restrições que discutimos em rodadas de S&OP anteriores.  Estas restrições podem acabar afetando nosso julgamento, fazendo-nos achar que um produto que tem capacidade limitada de produção tem menos demanda.  

Mas é importante lembrar que Demanda é diferente de Faturamento. Demanda é o que o mercado quer de nós, Faturamento é o que conseguimos atender desta demanda dada nossa capacidade de oferta. 

Mesmo que saibamos que vamos faturar menos por conta de restrições como falta de capacidade de produção ou matéria prima, é importante termos consciência de qual é a real demanda do mercado. 

Esta noção é fundamental para tomar decisões como a contratação de um turno extra de produção, ou da compra expressa de matéria prima, para atender a demanda reprimida. 

E, finalmente, como dito antes, é boa prática manter uma ata dos principais pontos discutidos, particularmente das premissas que embasam os volumes planejados (promoções, ações de marketing etc) e os planos de ação combinados, com objetivos, responsáveis e prazos bem definidos. 

Exemplo de uma discussão saudável de consenso 

Exemplo de reunião de consenso saudável
 

O colega planejador Patrick Bower escreveu um artigo para a APICS onde descreveu o que seria uma conversa saudável em uma Reunião de Consenso. Traduzimos abaixo: 

S&OP 

A tendência de carregamento para Vagisil esteve com uma média de 20.000 unidades por semana, sendo 3% a mais do que nas últimas quatro semanas e 2% a mais nas últimas 13 semanas, indicando alguma melhoria na tendência de curto prazo.  

Ao mesmo tempo, todas as tendências de pontos de venda se mantiveram sem nenhum crescimento ou queda ano após ano, o que sugere que o canal de vendas está construindo estoque. 

Walmart adicionou algum estoque nas últimas semanas e, depois de conversar com o nosso representante de contas, acha que isso pode ser devido a um rollback que está por vir.  

Isso parece ser um evento único e não uma tendência de carregamento.  

Eu sugiro continuarmos com a nossa previsão de demanda sem picos. 

Marketing 

Eu concordo.  

Olhando para os dados históricos dos pontos de venda, nós não ganhamos muito com os rollbacks – só o suficiente para pagar pelo programa – então isso é definitivamente um evento único que não interfere nas tendências de demanda.  

Não existe sazonalidade para este item, então eu pegaria o ganho associado à construção de estoque, mas deixaria a previsão de sell-out sem alterações. Ainda, os nossos consumidores não estocam nosso produto em casa a promoção, já que se trata de um produto de necessidade eventual. 

Nós esperamos que uma redução tática de preço roube um pouco do market share e nos proteja da concorrência. 

Isso não significa, no entanto, que não teremos nada novo de criação até o final do ano, então não esperem ver nenhum impacto no volume para o curto prazo. 

Vendas 

Minha equipe também concorda.  

Não teve nenhuma grande mudança para os itens desta categoria, e não há nenhum evento promocional incomum planejado para mais tarde nesse ano versus o do ano passado, então estamos de acordo com manter a previsão de demanda como está, sem nenhum pico adicional.  

Como vocês sabem, Walmart é de longe o nosso maior consumidor para itens desta categoria, então não esperamos nenhuma migração entre canais como resultado drollback. 

É justamente esse tipo de discussão que esperamos em uma boa Reunião de Consenso!

Análises bem feitas, premissas bem declaradas e uma conclusão que todos podem concordar. 

Comunicando o plano final 

Após o final da reunião, é importante comunicar o número final acordado com clareza para todos os envolvidos, juntamente com a ata.   

Comunicando o plano final da reunião de consenso

As áreas de Operações também devem receber as mesmas informações para que possam dar os próximos passos do processo de S&OP, planejando suas capacidades e levantando possíveis restrições. 

O plano de Demanda Restrita, que será o resultado final de todo o processo, deve igualmente ser comunicado de volta aos participantes do Consenso, para que estes possam ajustar suas expectativas quanto às vendas futuras. 

Como a Reunião de Consenso funciona em diferentes indústrias 

Os exemplos que usamos neste texto são em grande parte do setor de bens de consumo de alto giro, mas isto não quer dizer que esta discussão seja feita apenas em processos de S&OP deste setor. 

como a reunião de consenso funciona em outras indústrias

Na verdade, Reunião de Consenso é um dos traços mais comuns em processos de planejamento integrado, mesmo em setores completamente distintos entre si. 

Há processos de S&OP que são voltados para dentro, como os que acontecem em empresas com estoque e consumo significativo de peças de manutenção (MRO). São casos comuns em mineradoras, empresas de energia, óleo e gás ou ferrovias, por exemplo.  

Nessas situações, muitas vezes a demanda é avaliada para cada SKU como resultado da probabilidade de falha de um equipamento. Ainda, no lugar do Marketing e Vendas, os colaboradores são representantes das diversas áreas-cliente, que devem concordar sobre as decisões de risco-benefício expostas pelos planejadores de demanda. 

Há ainda os casos de empresas de grandes projetos, como alguns tipos de fornecedores B2B, ou indústrias de bens de capital de alto valor agregado, como linhas de produção 

Nesses setores, o valor esperado de cada contrato deve ser calculado com base na experiência e sentimento dos vendedores ou, até mesmo, em modelos matemáticos específicos para que a decisão de estocar as peças necessárias para cumprir o contrato ganho seja tomada. 

Podemos citar ainda o exemplo de empresas que trabalham com algum tipo de parque instalado, como as que alugam impressoras para escritórios, maquininhas de pagamento eletrônico, ou até o after Market de peças automotivas 

Lógicas de previsão, premissas e priorização diferentes são aplicadas a itens consumíveis por exemplo, como cartuchos de tinta para impressoras, que são função do tamanho do parque instalado e do consumo esperado por máquina. 

Conclusão 

Não importa em qual setor sua empresa estejase vale a pena ter um processo de planejamento integrado, geralmente vai valer a pena ter uma Reunião de Consenso.  

Lá o Plano de Demanda toma forma, é enriquecido, e vira um plano de todos não só de uma área.  

Se é uma máxima do S&OP que todos devem ter um único número, mirar o mesmo norte, então a Reunião de Consenso é quem calibra a bússola! 

conclusão reunião de consenso

Como a Plannera pode ajudar 

Aqui na Plannera, nós nos especializamos em implantar e apoiar processos de planejamento integrado, nos posicionando como parceiros de longo prazo, prontos para ajudar desde o início da jornada até o topo das melhores práticas de mercado.  

Em processos de planejamento colaborativo da demanda, podemos ajudar em cada uma das quatro dimensões de solução: 

Pessoas: vamos desde treinamento e coaching do time de planejamento, passando por workshops de engajamento do time comercial, até a terceirização de partes do processo, como por exemplo liderando interinamente a Reunião de Consenso para ajudar a implantar a cultura do planejamento colaborativo. 

Processos: ajudamos a desenhar os indicadores, fluxos de informação, papeis e responsabilidade, e até mesmo a pauta, drivers de priorização e templates de análise e apresentação das reuniões de consenso. 

Tecnologia: nossa plataforma própria tem um módulo de Demand Planning, feito para apoiar o processo de planejamento da demanda do início ao fim, desde a modelagem matemática simples e intuitiva, passando pelo apoio à colaboração, até a medição dos indicadores.  

módulo de Sell Out adiciona a capacidade de entender a demanda mais próxima do consumidor, e projetar estoques nos canais de vendas para evitar excessos e rupturas na cadeia de suprimentos. 

Temos ainda um módulo de Dashboard, onde conseguimos construir painéis dinâmicos e personalizados para apoiar a visão gerencial de cada empresa individualmente. 

Data Science: modelos mais avançados podem ser construídos analisando cada caso específico, usando dados internos e externos para otimizar o forecast accuracy e a tomada de decisão. 

Já construímos modelos que permitem entender melhor o efeito de ações promocionais, ou até mesmo para tomar a decisão de qual plano usar no consenso (a estatística, o de marketing, o do comercial etc). 

Para saber mais sobre como podemos te ajudar, veja a nossa página de soluções. 

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